中國(guó)太平洋人壽保險(xiǎn)股份有限公司2021年非業(yè)務(wù)檔案整理、搬遷項(xiàng)目招標(biāo)


（延期）采購(gòu)公告
尊敬的供應(yīng)商：
我司擬對(duì)中國(guó)太平洋人壽保險(xiǎn)股份有限公司2021年非業(yè)務(wù)檔案整理、搬遷項(xiàng)目進(jìn)行采購(gòu)，誠(chéng)邀貴司響應(yīng)。相關(guān)說(shuō)明如下：
一、采購(gòu)需求一覽表：

采購(gòu)項(xiàng)目名稱(chēng)采購(gòu)項(xiàng)目編號(hào)采購(gòu)數(shù)量最高限價(jià)（元）
2021年非業(yè)務(wù)檔案整理、搬遷項(xiàng)目1180270
二、具體需求描述
中國(guó)太平洋人壽保險(xiǎn)股份有限公司2021年非業(yè)務(wù)檔案整理、搬遷項(xiàng)目由上海搬遷至長(zhǎng)沙（檔案管理室），供應(yīng)商根據(jù)采購(gòu)方各類(lèi)檔案整理標(biāo)準(zhǔn)和各部門(mén)具體需求，制定相對(duì)應(yīng)的服務(wù)方案，對(duì)部門(mén)自存檔案進(jìn)行分類(lèi)整理、錄入、裝箱及上架，包含整理分類(lèi)排序、編制件號(hào)/卷號(hào)、信息著錄、檔案盒信息標(biāo)識(shí)、上架、質(zhì)量檢查驗(yàn)收等分階段的細(xì)分作業(yè)流程，具體作業(yè)內(nèi)容不同門(mén)類(lèi)檔案不盡相同。
1、項(xiàng)目服務(wù)內(nèi)容匯總?cè)缦拢?br />
序號(hào)類(lèi)目數(shù)量備注

1文書(shū)檔案整理2000盒包含：檔案下架、檔案盒整理貼簽、檔案盒信息綁定、檔案裝箱、貼箱簽、貼檔案庫(kù)位和貨架標(biāo)簽、檔案上架。
2財(cái)務(wù)檔案整理4000盒包含：檔案下架、檔案盒整理貼簽、檔案盒信息綁定、檔案裝箱、貼箱簽、貼檔案庫(kù)位和貨架標(biāo)簽、檔案上架。
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4會(huì)計(jì)/其他檔案錄入4000盒無(wú)目錄檔案盒信息錄入、裝盒、貼簽、檔案盒信息綁定、檔案裝箱、貼箱簽、貼檔案庫(kù)位和貨架標(biāo)簽、檔案上架。
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6抽檢20000份按盒內(nèi)目錄逐份核對(duì)份數(shù)
7運(yùn)輸5100km由上海搬遷至長(zhǎng)沙，3-4車(chē)，9.6米箱式貨車(chē)
2、其它具體事項(xiàng)：
（1）待集中數(shù)據(jù)系統(tǒng)核查
由采購(gòu)方負(fù)責(zé)將符合集中保管要求的非業(yè)務(wù)檔案的數(shù)量、類(lèi)型及盒脊號(hào)進(jìn)行整理統(tǒng)計(jì)、核查。無(wú)目錄檔案由供應(yīng)商負(fù)責(zé)事前進(jìn)行整理統(tǒng)計(jì)、核查，待采購(gòu)方確認(rèn)無(wú)誤后將提交供應(yīng)商。
（2）物料準(zhǔn)備
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（3）現(xiàn)場(chǎng)抽檢、裝箱
由采購(gòu)方與供應(yīng)商共同對(duì)需移交的業(yè)務(wù)檔案盒脊號(hào)、檔案類(lèi)型、盒內(nèi)內(nèi)容進(jìn)行抽檢，抽檢后將相關(guān)數(shù)據(jù)提交智能保管系統(tǒng)，由智能保管系統(tǒng)生成《檔案抽檢表》。雙方現(xiàn)場(chǎng)確認(rèn)無(wú)誤簽字后再進(jìn)行裝箱，并用唯一編碼的鉛封進(jìn)行封箱。
（4）交接
完成裝箱掃描后，將檔案數(shù)據(jù)提交智能保管系統(tǒng)，由智能檔案保管系統(tǒng)生成《檔案交接明細(xì)表》。雙方共同確認(rèn)《檔案交接明細(xì)表》無(wú)誤后簽字，一式三份分別留存。
完成所有檔案交接后，由采購(gòu)方（上海）填制《檔案交接文據(jù)》并由采購(gòu)方公司分管總在“移出單位”處簽章，采購(gòu)方（長(zhǎng)沙）接收檔案并核對(duì)無(wú)誤后由處室負(fù)責(zé)人在“接收保管單位”處簽章，一式兩份分別留存。
（5）裝車(chē)
采購(gòu)方（長(zhǎng)沙）現(xiàn)場(chǎng)工作人員與采購(gòu)方（上海）完成檔案交接后進(jìn)行檔案裝車(chē)，裝車(chē)前應(yīng)完成車(chē)輛安全檢查工作，安全檢查通過(guò)后再進(jìn)行裝車(chē)工作，裝車(chē)時(shí)應(yīng)根據(jù)車(chē)輛內(nèi)部空間合理碼放，碼放不可超過(guò)6層，避免檔案箱損壞。
（6）封車(chē)
完成裝車(chē)后，由采購(gòu)方（長(zhǎng)沙）現(xiàn)場(chǎng)工作人員對(duì)裝車(chē)檔案進(jìn)行清點(diǎn)檢查，核查數(shù)量正確及無(wú)損壞后，由采購(gòu)方（上海）及供應(yīng)商共同確認(rèn)車(chē)輛起始里程數(shù)據(jù)，完成《車(chē)輛里程確認(rèn)表》《裝車(chē)運(yùn)輸單》的簽字確認(rèn)。
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封車(chē)完成后，由采購(gòu)方（長(zhǎng)沙）工作人員在智能保管系統(tǒng)中進(jìn)行入庫(kù)申請(qǐng)操作，系統(tǒng)完成入庫(kù)申請(qǐng)審批后車(chē)輛開(kāi)始前往目的地，整個(gè)運(yùn)輸過(guò)程以確保業(yè)務(wù)檔案安全為第一要?jiǎng)?wù)，采購(gòu)方（長(zhǎng)沙）指派專(zhuān)人負(fù)責(zé)GPS追蹤，監(jiān)督運(yùn)輸公司安全將業(yè)務(wù)檔案送達(dá)指定地點(diǎn)。
（8）接車(chē)核對(duì)
車(chē)輛到達(dá)后，司機(jī)按照采購(gòu)方（長(zhǎng)沙）工作人員引導(dǎo)，將車(chē)輛?？吭谛敦浧脚_(tái)；接車(chē)人員在核對(duì)車(chē)輛一次性封簽鎖扣正確無(wú)損后，記錄車(chē)輛里程數(shù)據(jù)，核對(duì)車(chē)內(nèi)檔案數(shù)量，完成《車(chē)輛里程統(tǒng)計(jì)表》及《單車(chē)運(yùn)輸交接單》的填寫(xiě)及簽字確認(rèn)。
（9）上架入庫(kù)
接車(chē)人員在保管系統(tǒng)的智能門(mén)禁核對(duì)卸車(chē)檔案數(shù)量無(wú)誤后，組織外包人員進(jìn)行上架作業(yè)；上架完成后，采購(gòu)方（長(zhǎng)沙）工作人員對(duì)上架情況及數(shù)據(jù)進(jìn)行核對(duì)，核對(duì)無(wú)誤后將數(shù)據(jù)導(dǎo)入智能保管系統(tǒng)。
3、安全運(yùn)輸注意事項(xiàng)
（1）駕駛?cè)藛T標(biāo)準(zhǔn)
駕駛?cè)藛T必須持有國(guó)家頒發(fā)的駕駛證，不能有不良駕駛習(xí)慣，不能疲勞駕車(chē)，根據(jù)國(guó)家交通法規(guī)規(guī)定，駕駛?cè)藛T不可以連續(xù)駕駛四小時(shí)車(chē)輛，為保障人員安全和檔案正常運(yùn)輸，安排合理開(kāi)車(chē)與休息時(shí)間，開(kāi)車(chē)行駛時(shí)間應(yīng)為3-4小時(shí)到就近服務(wù)站休息，休息時(shí)間不能少于20分鐘。
（2）車(chē)輛運(yùn)輸監(jiān)控
開(kāi)始進(jìn)入運(yùn)輸狀態(tài)后，每半小時(shí)在微信群內(nèi)發(fā)布一次GPS定位，車(chē)速不得超過(guò)80KM/小時(shí)，夜間10點(diǎn)至凌晨6點(diǎn)車(chē)輛人員必須停車(chē)休息。采購(gòu)方（長(zhǎng)沙）安排兩人隨時(shí)抽查車(chē)輛GPS信息。
（3）車(chē)輛的保養(yǎng)與維護(hù)
供應(yīng)商物流車(chē)輛要定時(shí)進(jìn)行保養(yǎng)，對(duì)車(chē)輛的任何部位都要進(jìn)行檢查，避免在行駛過(guò)程中出現(xiàn)意外，工作小組隨時(shí)對(duì)車(chē)輛消防設(shè)施、輪胎備胎，剎車(chē)系統(tǒng)進(jìn)行檢查。
（4）保密工作
①參于整理、搬遷、運(yùn)輸人員均為供應(yīng)商正式員工，運(yùn)輸人員的人員檔案需提前向采購(gòu)方備份，供應(yīng)商與采購(gòu)方簽訂保密協(xié)議，承擔(dān)相關(guān)失、泄密責(zé)任。
②供應(yīng)商在檔案運(yùn)輸過(guò)程中必須配備保安押運(yùn)；除服務(wù)區(qū)外不可隨意停車(chē)，不可打開(kāi)車(chē)輛箱體的一次性封簽鎖扣，如遇鎖扣損壞，應(yīng)及時(shí)向采購(gòu)方進(jìn)報(bào)備，并從新更換一次性鎖扣。
（5）應(yīng)急預(yù)案
①堵車(chē)
運(yùn)輸時(shí)如遇交通堵塞，車(chē)輛無(wú)法繼續(xù)行駛的狀況時(shí)，押車(chē)人員需立即上報(bào)車(chē)輛擁堵位置，并向采購(gòu)方進(jìn)行報(bào)備。
②惡劣天氣：
運(yùn)輸時(shí)如遇霧霾，大雨，冰雹等惡劣天氣，應(yīng)及時(shí)安全位置停車(chē)，并向采購(gòu)方進(jìn)行報(bào)備，待天氣正常后繼續(xù)運(yùn)輸。
③交通事故:
發(fā)生未造成人員傷亡的交通事故時(shí)，司機(jī)或隨乘人員應(yīng)注意保證自身安全，保護(hù)好現(xiàn)場(chǎng)，立即撥打122電話(huà)報(bào)警，向保險(xiǎn)公司報(bào)案，同時(shí)向采購(gòu)方、供應(yīng)商進(jìn)行報(bào)告。因特殊情況需改變現(xiàn)場(chǎng)的，要做好標(biāo)記，盡可能找到證明人，取得聯(lián)系方式。
當(dāng)交通事故造成人員傷亡時(shí)，應(yīng)視情況開(kāi)展自救或撥打120。當(dāng)司機(jī)或隨乘人員生命受到威脅時(shí)，在保持與政府有關(guān)部門(mén)和采購(gòu)方、供應(yīng)商的聯(lián)系，應(yīng)急人員到達(dá)后方可離開(kāi)現(xiàn)場(chǎng)。
供應(yīng)商接報(bào)后立即組織相關(guān)人員迅速趕赴現(xiàn)場(chǎng)，配合政府有關(guān)部門(mén)積極采取應(yīng)急處置。根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)情況，供應(yīng)商及時(shí)通知傷者家屬趕到就治醫(yī)院，配合醫(yī)療救護(hù)人員開(kāi)展醫(yī)療救護(hù)，并及時(shí)開(kāi)展善后處理。
三、響應(yīng)文件要求
（一）報(bào)名截止時(shí)間
2021年10月21日，下午17點(diǎn)。逾期不予受理報(bào)名。
（二）響應(yīng)文件編制要求
1.嚴(yán)格按照我司提供模板編制，不得修改模板。（技術(shù)標(biāo)可根據(jù)自身情況進(jìn)行編制）
2.響應(yīng)文件、報(bào)價(jià)文件、技術(shù)標(biāo)須加蓋公章。
3.公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照、評(píng)估資質(zhì)復(fù)印件（加蓋公章）。
4.以上報(bào)價(jià)文件及營(yíng)業(yè)執(zhí)照加蓋公章。


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